La réussite d’un événement passe non seulement par son organisation, mais aussi et surtout par la sécurité des participants. Dans ce contexte, il est essentiel d’établir une gestion des risques efficace lors de sa planification. Nous vous proposons d’explorer les meilleures stratégies pour identifier, évaluer et minimiser les risques lors de l’organisation d’un événement, afin d’assurer la sécurité et le bien-être de tous les participants.
Stratégie d’identification des risques
Tout d’abord, il s’agit de bien cerner les risques potentiels pour prévenir d’éventuels incidents lors de votre événement. La première étape consiste donc à réaliser un diagnostic complet du site choisi : lieux d’accès, circulation, situations d’urgence ou encore capacité d’accueil maximale. Il est également indispensable de détecter toute situation susceptible d’engendrer un dommage ou une perturbation pour les participants et les prestataires.
Méthodes et outils pour identifier les risques
Pour être en mesure d’identifier correctement les risques liés à votre événement, n’hésitez pas à solliciter l’avis des différents acteurs impliqués dans son organisation (prestataires techniques, partenaires…). Vous pouvez également recourir à des méthodes spécifiques telles que l’analyse hiérarchique des risques, qui permet d’établir un ordre de priorité dans l’identification des menaces, ou encore les outils informatiques de gestion de projets comme les diagrammes de Gantt. Il est important d’identifier également les éléments extérieurs qui pourraient perturber votre événement, tels que la météo, les erreurs humaines ou encore les problèmes techniques. L’utilisation de
barrière de police, par exemple, peut permettre de mieux contrôler les flux de circulation et minimiser les risques liés à la foule lors de votre événement.
Évaluation des risques et mise en place d’un plan de prévention
Une fois les risques potentiels identifiés, il est primordial d’évaluer leur importance afin de déterminer la meilleure stratégie à adopter pour les minimiser. Pour cela, procédez à une estimation du niveau de gravité et de probabilité de ces risques. Vous pourrez ainsi établir un ordre de priorité dans le traitement de ceux-ci. Pour optimiser votre démarche, il est conseillé de mettre en place un comité de gestion des risques, chargé de pilotez toutes les actions à mettre en œuvre pour garantir la sécurité de l’événement. Ce comité pourra être constitué des responsables de l’organisation, des prestataires, des partenaires et d’autres acteurs concernés.
Mise en place d’un plan de prévention des risques
Le plan de prévention constitue la clé de voûte de votre gestion des risques. Il doit regrouper l’ensemble des mesures de prévention et de protection à mettre en place pour minimiser les risques identifiés, ainsi que le plan d’intervention en cas d’événement indésirable. Entre autres, ce plan doit comprendre : la formation du personnel aux premiers secours, la sensibilisation des participants aux règles de sécurité, la mise en place d’un dispositif de surveillance, ou encore l’élaboration de procédures de gestion des situations d’urgence et de communication. Le niveau de détail de ce document doit être adapté à la complexité de l’
événement.
Minimisation des risques et suivi continu de la situation
Dans le cadre de la minimisation des risques liés à votre événement, plusieurs actions concrètes peuvent être mises en place.
Les mesures matérielles et techniques pour renforcer la sécurité
Il est important de ne négliger aucun aspect de votre événement, tant en termes de sécurité physique qu’en matière de sûreté informatique. Pour cela, il convient de disposer des ressources adéquates (matériel médical, extincteurs…) et d’être attentif au respect des normes. Parmi les équipements utiles pour assurer la sécurité lors de l’événement, citons notamment : les détecteurs de métaux, les caméras de surveillance et le marquage au sol. Pensez aussi à
sécuriser vos réseaux et systèmes d’information contre les potentielles
attaques informatiques.
La coordination avec les organismes extérieurs
Afin de garantir une sécurité optimale lors de votre événement, il est impératif de travailler en coordination avec les services d’urgence locaux. Cela vous permettra d’être au plus près des informations utiles et de bénéficier d’un soutien précieux en cas de besoin (forces de l’ordre, pompiers, personnel médical…).
Maintenance et amélioration du dispositif
La gestion des risques ne s’arrête pas à la mise en place des dispositifs : il est essentiel de s’assurer régulièrement de leur bon fonctionnement et de leur adéquation aux besoins spécifiques de votre événement. L’évolution de votre événement peut entraîner des modifications dans vos besoins en termes de sécurité, c’est pourquoi il est primordial de procéder à des contrôles réguliers afin de vérifier si les dispositifs mis en place sont toujours adaptés et répondent aux normes en vigueur. Par ailleurs, n’hésitez pas à partager les retours d’expérience des participants pour adapter et améliorer le dispositif de sécurité mis en place. Les évaluations post-événement sont autant d’occasions d’apprendre et de progresser dans la démarche de gestion des risques lors d’un événement.
