Depuis 2019, un acte de naissance français peut circuler dans un autre pays de l’Union européenne sans apostille, et parfois même sans traduction. Beaucoup en concluent que la traduction assermentée n’a plus cours entre pays européens. C’est vrai pour une partie des documents d’état civil, beaucoup moins pour un diplôme, un contrat de travail ou une fiche de paie.
Traduction assermentée : ce qui change selon le document
- Le formulaire multilingue européen dispense de traduction dans seulement sept domaines : naissance, vie, décès, mariage, partenariat enregistré, résidence et casier judiciaire.
- Diplômes, relevés de notes, contrats de travail, fiches de paie ou avis d'imposition nécessitent toujours une traduction assermentée, même entre pays de l'UE.
- Une traduction assermentée réalisée en France est valable dans tout autre pays de l'Union européenne pour une démarche officielle.
- Hors Union européenne, traduction assermentée et apostille ou légalisation consulaire restent la règle, selon le pays de destination.
Dans quels cas faut-il encore une traduction assermentée ?
Le formulaire multilingue qui dispense de traduction ne concerne que sept domaines, détaillés plus bas, pour l’essentiel l’état civil, le casier judiciaire et la résidence. Rien de tel pour un diplôme, un relevé de notes, un contrat de travail, une fiche de paie, un avis d’imposition ou un relevé bancaire. Pour ces pièces, une traduction reste nécessaire, et elle peut se faire à distance. Des services en ligne comme DocuTrad reçoivent le document en photo ou en PDF et renvoient sous 24 à 48 heures ouvrées une traduction signée et tamponnée par un traducteur assermenté, avec l’original papier expédié à l’international et l’apostille en option.
La traduction reste aussi la règle dans trois autres situations : quand le pays qui a délivré le document ne propose pas de formulaire multilingue pour ce type d’acte, quand l’administration destinataire invoque des circonstances exceptionnelles, et bien sûr quand le document part hors de l’Union.
Ce que le règlement européen a changé
Le règlement 2016/1191 sur les documents publics, adopté le 6 juillet 2016, s’applique dans tous les pays de l’Union depuis le 16 février 2019. Il a supprimé plusieurs formalités pour les documents publics délivrés dans un pays de l’UE et présentés dans un autre.
D’abord l’apostille : ces documents doivent être acceptés comme authentiques sans ce timbre. Ensuite le double jeu de pièces : il n’est plus nécessaire de fournir à la fois l’original et une copie certifiée conforme. Enfin la traduction, dans certains cas, grâce au formulaire type multilingue que l’on peut demander à l’autorité qui a délivré le document. Joint à l’acte, il évite la traduction, et l’administration destinataire ne peut alors l’exiger que dans des circonstances exceptionnelles.
Un point moins connu joue en faveur des démarches à distance : lorsqu’un pays exige une traduction certifiée conforme, il doit accepter une traduction établie dans n’importe quel pays de l’Union. Une traduction faite en France vaut donc pour une administration espagnole, allemande ou italienne.
Quels documents bénéficient du formulaire multilingue ?
Le règlement couvre de nombreux documents publics, mais le formulaire multilingue n’existe que pour sept domaines :
- la naissance
- le fait d’être en vie
- le décès
- le mariage, y compris la capacité à se marier et la situation matrimoniale
- le partenariat enregistré
- le domicile ou la résidence
- l’absence de casier judiciaire
Le divorce, la filiation, l’adoption, le nom ou la nationalité sont bien couverts par le règlement, qui dispense leurs documents d’apostille, mais sans formulaire multilingue. Et tous les pays de l’Union ne délivrent pas tous les formulaires : le portail e-Justice de la Commission européenne permet de vérifier, pays par pays, ceux qui sont disponibles.
Et hors de l’Union européenne ?
Le règlement s’arrête aux frontières de l’Union. Pour le Royaume-Uni, la Suisse ou les pays du Maghreb, la traduction assermentée reste la règle, et une formalité d’authentification s’y ajoute souvent. Les pays signataires de la convention de La Haye du 5 octobre 1961 demandent une apostille, les autres une légalisation consulaire, plus longue. Le site de l’ambassade ou du consulat du pays concerné indique laquelle s’applique.
Comment préparer son dossier
Le bon ordre consiste à commencer par la question la moins coûteuse. Pour un acte d’état civil ou un extrait de casier judiciaire destiné à un autre pays de l’Union, il faut d’abord demander le formulaire multilingue à l’autorité qui délivre le document : s’il existe, la traduction devient le plus souvent inutile.
Pour le reste du dossier, mieux vaut interroger l’administration destinataire avant de commander : accepte-t-elle une traduction en PDF ou exige-t-elle l’original papier ? Faut-il une apostille ? La réponse varie d’un organisme à l’autre, y compris à l’intérieur d’un même pays. Si l’original papier est demandé, il faut aussi compter le délai d’acheminement, qui s’ajoute à celui de la traduction.
Enfin, une traduction se contrôle dès réception : signature et cachet du traducteur, noms, dates et numéros identiques au document d’origine. Une erreur se corrige en quelques heures avant le dépôt, beaucoup plus difficilement après un refus.
Le règlement européen a donc allégé les démarches sans les supprimer. Il dispense surtout d’apostille et, pour l’état civil, de traduction. Pour les études, le travail ou les finances, la traduction assermentée reste la pièce que l’administration demande.
Questions fréquentes
Un diplôme ou un relevé de notes nécessite-t-il toujours une traduction assermentée pour une démarche dans l’Union européenne ?
Oui, car le formulaire multilingue qui dispense de traduction ne couvre que sept domaines (état civil, casier judiciaire, résidence) et n’inclut pas les diplômes ni les relevés de notes. Une traduction assermentée reste donc nécessaire pour ce type de document, même entre pays de l’UE.
Une traduction assermentée réalisée en France est-elle valable dans un autre pays de l’Union ?
Oui, dès lors qu’un pays membre exige une traduction certifiée conforme, il doit accepter une traduction établie dans n’importe quel État de l’UE. Une traduction faite en France est donc recevable par une administration espagnole, allemande ou italienne, ce qui permet de faire traduire le document à distance avant l’envoi.
Que faut-il vérifier avant de commander une traduction pour un dossier destiné à l’administration ?
Il faut d’abord contacter l’administration destinataire pour savoir si elle accepte une traduction en PDF ou exige l’original papier, et si une apostille est demandée, car ces exigences varient d’un organisme à l’autre, y compris au sein d’un même pays. Si l’original papier est requis, il faut aussi anticiper le délai d’acheminement en plus de celui de la traduction.
